Di Balik Layar: Membangun Sistem HRIS untuk Klien Nyata

Klien datang dengan masalah yang sangat umum di perusahaan menengah-besar: proses payroll bulanan memakan waktu berhari-hari, approval cuti dan reimburse tersebar di WhatsApp dan spreadsheet berbeda-beda, dan setiap ada perubahan aturan PPh21 atau BPJS, tim HR harus menghitung ulang manual.

Tahap Discovery menghabiskan waktu lebih lama dari yang saya kira — bukan karena requirement-nya rumit, tapi karena setiap divisi punya cara kerja sendiri yang perlu dipetakan sebelum satu sistem bisa mewakili semuanya. Dari sinilah lahir konsep 17 modul terpisah namun saling terhubung: Employee, Attendance, Leave, Payroll, Approval, Recruitment, hingga Performance dan Assets.

Bagian paling teknis adalah Payroll Formula Engine — mesin yang menghitung BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, dan PPh21 metode TER secara otomatis, mengikuti aturan yang berubah dari waktu ke waktu tanpa perlu tulis ulang kode setiap kali regulasi berubah. Di sisi lapangan, absensi berbasis biometrik multi-perangkat dan clock-in mobile dengan validasi GPS dan selfie dibangun lewat aplikasi Flutter terpisah yang bicara dengan backend Laravel yang sama.

Hasilnya, proses payroll yang tadinya memakan waktu berhari-hari kini selesai otomatis dalam hitungan jam, lengkap dengan perhitungan pajak. Approval HR terpusat dalam satu inbox tanpa kertas, dan manajemen bisa memantau kondisi SDM secara real-time lewat dashboard yang berbeda untuk tiap peran — Executive, HR, Finance, Manager, dan Employee.