Dari Spreadsheet ke Sistem: Cerita Migrasi Data Klien Retail

Klien retail ini punya masalah yang sangat khas: bertahun-tahun beroperasi dengan puluhan file Excel berbeda untuk stok, transaksi, dan laporan keuangan, ditulis oleh staf berbeda dengan format berbeda pula. Sebelum satu baris kode pun ditulis untuk sistem barunya, pekerjaan terbesar justru ada di membersihkan data lama.

Langkah pertama adalah audit menyeluruh — mengumpulkan semua file, memetakan kolom mana yang sebenarnya merepresentasikan data yang sama meski namanya berbeda-beda di tiap file, dan mengidentifikasi baris duplikat atau data yang saling bertentangan antar file. Proses ini memakan waktu hampir sepertiga dari keseluruhan proyek.

Setelah pemetaan selesai, dibangun script migrasi bertahap yang bisa dijalankan berulang kali dengan aman (idempotent), sehingga setiap kali ditemukan anomali data, script bisa diperbaiki dan dijalankan ulang tanpa risiko duplikasi. Setiap batch migrasi diverifikasi dengan membandingkan total stok dan total transaksi antara sumber lama dan sistem baru sebelum lanjut ke batch berikutnya.

Bagian yang paling krusial adalah masa transisi paralel — selama dua minggu, staf tetap mencatat di Excel lama sambil sistem baru berjalan berdampingan, sampai tim yakin angkanya konsisten. Setelah migrasi selesai, laporan stok yang tadinya butuh setengah hari untuk disusun manual kini tersedia real-time, dan kesalahan pencatatan akibat entri ganda berkurang signifikan karena satu sumber data yang konsisten menggantikan puluhan file yang saling tumpang tindih.